Politique de confidentialité

1. Personne responsable

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Emilie Allard, consultante réglementée en immigration canadienne et propriétaire du cabinet (numéro de permis CRIC R1043710). Pour toute question, demande ou plainte : emilie.allard@edat-immigration.ca.

2. Ce que nous recueillons

• Demande de rendez-vous : nom, courriel, téléphone, adresse postale (elle sert à préparer le contrat de service), le message que vous écrivez et le type de rencontre choisi. Pour une entreprise, le nom de l'entreprise. Écrivez seulement ce qui est utile pour préparer la rencontre : le détail de votre situation se discute pendant la consultation.
• Dossier client : coordonnées, type de démarche, état et dates du dossier, notes de suivi de la consultante, et les pièces jointes qu'elle y ajoute (courriels, notes). Le site ne reçoit aucune pièce d'identité ni aucun numéro de passeport.
• Employeurs : raison sociale, numéro d'entreprise du Québec (NEQ), nom, titre et coordonnées des représentants.
• Contrats signés en ligne : les champs remplis (initiales, signature), la date et l'heure de signature, l'adresse IP et le navigateur utilisés. Ces éléments servent de preuve de la signature.
• Facturation : factures, paiements reçus, solde du compte client. Aucun numéro de carte n'est conservé par le cabinet.
• Espace client : adresse courriel de connexion et date des tentatives de connexion, réussies ou non (pour bloquer les accès frauduleux).

Les démarches d'immigration elles-mêmes (formulaires gouvernementaux, pièces justificatives) sont suivies dans un logiciel distinct, Immigratio, et non sur ce site. Immigratio est un fournisseur québécois qui s'engage à respecter la Loi 25 et détient ces données selon les instructions du cabinet. Le lieu d'hébergement est choisi à l'implantation ; selon sa politique, des renseignements peuvent être traités au Canada ou aux États-Unis, avec des ententes contractuelles et une évaluation des risques.

3. Pourquoi nous les utilisons

• organiser vos rendez-vous et vous joindre à leur sujet ;
• préparer, faire signer et conserver le contrat de service ;
• ouvrir et suivre votre dossier ;
• émettre les factures, recevoir les paiements et tenir votre compte client ;
• respecter nos obligations légales et professionnelles, notamment la tenue de dossiers exigée par le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC) et les lois fiscales.

Nous ne vendons aucun renseignement, nous ne faisons pas de publicité ciblée et nous ne créons pas de profil à votre sujet. Un renseignement n'est transmis à une autorité d'immigration (IRCC, MIFI) qu'avec votre accord, dans le cadre du mandat que vous nous confiez, ou si la loi l'exige.

4. Consentement

Pour une demande de rendez-vous, vous donnez votre consentement en cochant la case du formulaire ; nous enregistrons la date et la version du texte accepté. Pour un client, le contrat de service précise l'utilisation de ses renseignements. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à emilie.allard@edat-immigration.ca. Nous devrons parfois garder certains renseignements malgré le retrait, quand une loi ou nos règles professionnelles l'exigent (section 6).

Pour une personne de moins de 14 ans, le consentement est donné par le parent ou le tuteur.

5. Prestataires et lieu de conservation

Nos données sont hébergées au Canada, à Montréal. Quelques prestataires reçoivent des renseignements pour notre compte, uniquement pour le service qu'ils rendent. Certains traitent ces renseignements à l'extérieur du Québec ; avant de leur confier quoi que ce soit, nous avons évalué la protection offerte, comme l'exige la loi.

Une entreprise établie aux États-Unis peut être visée par une demande d'accès des autorités américaines, même pour des données conservées au Canada. Pour limiter ce risque, nous ne mettons sur le site que ce qui est nécessaire au service (section 2).

6. Durée de conservation

Nous gardons les renseignements le temps nécessaire, puis nous les détruisons ou les anonymisons :

• demande de rendez-vous restée sans suite : 12 mois après la demande ;
• dossier client, contrats signés, factures et paiements : six ans après la fermeture du dossier ;
• journaux de connexion à l'espace client : 12 mois après la fin de la prestation de services.

7. Témoins (cookies) et stockage dans le navigateur

Le site n'utilise ni témoin publicitaire, ni outil de mesure d'audience, ni fonction de localisation. Votre navigateur garde seulement ce qui est indispensable : la session de connexion à l'espace client, la déconnexion automatique après une période d'inactivité et quelques préférences d'affichage. Cloudflare Turnstile analyse des données techniques du navigateur, sans témoin publicitaire, pour distinguer un humain d'un robot. Les polices de caractères sont servies par le site lui-même.

8. Vos droits

• savoir quels renseignements nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie ;
• recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• retirer votre consentement ;
• demander qu'un renseignement cesse d'être diffusé ou qu'un lien vers celui-ci soit désindexé, quand la loi le permet ;
• porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca.

Écrivez à emilie.allard@edat-immigration.ca. Nous vérifierons votre identité avant de répondre et nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de la demande. L'accès est gratuit ; des frais raisonnables peuvent s'appliquer à la reproduction ou à la transmission, et nous vous en informerons avant.

9. Sécurité

Les communications sont chiffrées (HTTPS) et les données sont chiffrées sur nos serveurs. Chaque client ne voit que ses propres renseignements ; un employeur ne voit que la liste des dossiers où il est l'employeur (nom du travailleur, numéro, type, état et date d'ouverture), sans documents, notes ni paiements du travailleur. Seules les personnes du cabinet qui en ont besoin ont accès aux dossiers, et les actions sensibles sont journalisées.

Si un incident de confidentialité survenait, nous l'inscririons à notre registre des incidents et, s'il présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserions sans tarder les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information.

10. Modifications

Nous mettrons cette politique à jour quand nos pratiques changeront. La date de la dernière version est indiquée ci-dessous. Si un changement touche l'utilisation de renseignements que vous nous avez déjà confiés, nous vous en informerons.